FLUXOGRAMAS - Simbologia e Vantagens

 Simbologia dos Fluxogramas

Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm por objetivo evidenciar a origem, processo e destino da informação escrita ou verbal componente de um sistema.

Existe uma tendência cada vez mais generalizada para a padronização dos símbolos convencionais que representam elementos ou situações correntes. A utilização desses símbolos ampliou-se de tal forma que chegou a constituir uma linguagem corrente entre os usuários.

É possível utilizar símbolos diferentes dos convencionais desde que não ofereçam dificuldade de compreensão para o leitor e desde que sejam definidos previamente. Esta situação é decorrente de características específicas de alguns sistemas que exigem essa flexibilidade.

Para elaborar um fluxograma, existem alguns softwares indicados, tais como: Aris; Visio; Flow Charting; Word; Excel; Power Point.

VANTAGENS DO USO DE FLUXOGRAMAS

Visão de conjunto e integrada de todo o processo; visualização dos detalhes críticos do processo; identificação dos pontos de controle potenciais; verificação e aprimoramento do processo decisório; identificação das inconsistências e pontos frágeis, como falhas processuais, problemas de comunicação e retrabalho; verificação de etapas burocratizadas em excesso; detecção da utilização incorreta de recursos; inserção de metodologia para melhoria contínua nos processos; integração dos objetivos da organização com os objetivos individuais de cada área; identificação das responsabilidades individuais; desenvolvimento de sistemas informatizados para integração de todas as áreas da empresa; geração de instrumentos de formação para todos os colaboradores da organização.

Representam, ainda, um eficaz sistema de Gestão de Documentação, de fácil utilização e necessário à Certificação ISO e de Sistemas de Gestão da Qualidade. 

FLUXOGRAMAS

O FLUXOGRAMA COMO FORMA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO NAS EMPRESAS

Fluxograma é uma técnica de representação gráfica, em que são utilizados símbolos que permitem a descrição clara e precisa da seqüência de um processo, bem como sua análise e redesenho. É muito importante no processo de comunicação tanto para processos internos e externos á empresa.

Os fluxogramas permitem a identificação de falhas; verificação e aprimoramento dos processos de trabalho; definição de responsabilidades e exposição de possíveis problemas de comunicação, de retrabalhos e redução de custos operacionais.

Como Aproveitar Melhor o Tempo

As pessoas bem-sucedidas valorizam, poupam e usam o tempo com inteligência. Por isso, têm tempo para tudo. Como você utiliza o seu tempo? 

O único bem igualmente distribuído entre os homens é o tempo. Nem todos possuem a mesma quantidade de dentes ou cabelos. Uns têm mais e outros menos saúde, força, conhecimento, inteligência, criatividade etc. Mas os dias de todos nós são de 24 horas, e horas de 60 minutos. Dois milhões e 592 mil segundos mensais! Que fortuna!

Mas o tempo é, também, o único bem que nunca se recupera. Por isso:

1. Valorize o tempo.

O seu futuro está sendo determinado pela maneira que utiliza o tempo de que dispõe, no presente. Você poderá ter lucro ou prejuízo; será bem-sucedido(a) ou fracassado(a), feliz ou infeliz, útil ou inútil à humanidade; sentir-se-á realizado(a) ou frustrado(a), dependendo do modo como empregar atualmente este seu precioso capital, o tempo.

"Tempo é dinheiro." Este conhecido provérbio inglês, além de realçar o valor do tempo, ensina que de seu bom uso colhe-se vantagens, e que ele deve ser administrado tão cuidadosamente quanto as finanças.

2. Aplique bem o tempo.

Viva o hoje, pensando no amanhã. Estabeleça alvos elevados para si mesmo(a), e invista sabiamente cada minuto a fim de atingi-los. Use seu tempo com o máximo de inteligência. Adquira conhecimento útil. Trabalhe. Se possível, aprenda vários ofícios. Qualifique-se! Cultive boas amizades. Prepare-se para o futuro.

3. Não perca tempo.

Embora com dificuldade, dinheiro perdido pode ser reencontrado. Mas o tempo perdido jamais se recupera. É impossível reavê-lo.

Tenha sempre á mão um bom livro ou revista para ler, ou um bloco de anotações para escrever, enquanto aguarda a condução, viaja, ou espera alguém. Se não for possível ler ou escrever, faça planos mentalmente, crie uma poesia, recorde o que aprendeu nas aulas do dia anterior, imagine uma declaração de amor, ore... Aproveite o tempo!

Ainda que você dissipe apenas vinte minutos cada dia, está perdendo uma grande parte de sua vida. Se o faz desde os quinze anos, quando chegar aos setenta, terá desperdiçado mais de seis mil e quinhentas horas! Nesse espaço de tempo, você poderia, talvez, ter dominado alguma língua estrangeira, ou aprendido a tocar um instrumento musical, ou até mesmo escrito alguns livros.

4. Cuidado com os ladrões de tempo!

Eles são muitos, e nos assediam constantemente. Previna-se contra esses "cronófagos": a falta de ordem, de alvos, de planejamento e métodos; livros, revistas, filmes e programas de televisão de baixa qualidade; o dormir e o divertir-se excessivamente; os bate-papos prolongados entre colegas, cujos temas não sejam de importância... Não os deixe roubar seu tempo!

5. Economize tempo.

Se é possível dizer tudo o que precisa em uma frase, por que fazer um discurso? Por que escrever um livro, se o que você pretende comunicar cabe numa página? Se uma tarefa pode ser realizada em vinte minutos, por que demorar uma hora para efetuá-la? Por que viajar, quando um telefonema puder resolver o problema? Seja breve, objetivo, ágil, inteligente.

É bom também planear como gastará o seu tempo. Isto não é difícil. Primeiro, crie um orçamento básico para suas despesas semanais de tempo. Faça uma lista cronológica das suas atividades rotineiras (higiene pessoal, estudo, trabalho, lazer, descanso, etc.) em cada dia da semana, determinando o horário e o tempo necessário aproximado para o desempenho de cada uma delas. Depois, à noite, específique o plano correspondente ao dia seguinte, incluindo nele as atividades extraordinárias que for realizar, coisas como depositar ou retirar dinheiro no banco, fazer compras, fazer um exame, ir ao médico. Assim, organizando-se, ganhará tempo!

6. Poupe tempo.

Quando fizer o plano das suas atividades, deixe sempre alguns minutos de reserva. Vinte ou trinta são suficientes. Talvez surja algum imprevisto, então precisará deles. Se o dia passar e não tenha sido necessário usá-los de emergência, melhor. Você terá ganho um pouco a mais de tempo e poderá utiliza-lo como achar mais sábio.

7. Contabilize o tempo.

A fim de verificar como está utilizando realmente seu tempo, realize ocasionalmente a seguinte experiência: Anote num caderno ou folhas de papel, de modo detalhado, durante três ou quatro dias, tudo aquilo que você fizer. Depois, avalie o resultado, tendo em vista os objetivos que escolheu para sua vida, seus ideais, seus planos para o futuro... Esses "balancetes" esporádicos ser-lhe-ão muito úteis, pois revelarão qual tem sido, na prática, a sua filosofia de vida.

Organigramas/Organogramas

"organigrama" é um barbarismo de influência francesa. A palavra correcta é organograma: organo (do grego órganon, órgão) + grama ( de origem também grega, que quer dizer escrito, registo).

“Organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização”.

“Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais, a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes”.

(wikipédia)

“O organograma é a representação gráfica da estrutura organizacional que mostra os seus órgãos, níveis hierárquicos e as principais relações formais entre eles” [Lacombe, 2003].

As estruturas empresariais são geralmente representadas por organigramas, gráficos estáticos constituídos por rectângulos, quadrados ou círculos, ligados entre si por linhas horizontais e/ou verticais, os quais permitem ver rapidamente a posição de cada sector e/ou individuo dentro da empresa.

Estes organigramas devem explicitar claramente:

v      Os órgãos de gestão;

v      As ligações hierárquicas;

v      As ligações funcionais;

v      Os níveis ou escalões hierárquicos;

v      Os canais de comunicação formais;

v      Os responsáveis ou titulares (se for um organigrama nominativo).

Tipos de organigramas

Os organigramas podem ser classificados quanto:

Ao grau de informação:

v      Organigramas funcionais ou por função – descrevem as funções reais da empresa;

v      Organigramas nominativos/mistos – englobam funções e titulares;

v      Organigramas com definição de funções – descrevem as competências de cada serviço da empresa.

À forma gráfica:

Organigrama Clássico ou Piramidal:

v      As linhas verticais definem relações hierárquicas;

v      As linhas horizontais (mesmo nível) definem relações de coordenação;

v      A hierarquia estabelece-se a partir do topo;

v      Um órgão que desempenhe funções de assistência deve ser colocado à margem da linha hierárquica e ligado a esta por uma linha horizontal.

Organigrama Vertical:

v      É identico ao organigrama clássico, com a única diferença de que é colocado em posição vertical. 

Organigrama em Diagonal:

v      É um organigrama clássico, disposto em sentido diagonal de tal forma que possa existir no rodapé um canto de informações para cada órgão, qualquer que seja o seu nível hierárquico. (ex: nº de empregados em cada órgão, volume de despesas previstas no orçamento, código do plano de contas).

Organigrama em Barras:

v      Barras com extensões diferentes correspondem a níveis hierárquicos diferentes;

v      A hierarquia estabelece-se a partir da barra maior;

v      Cada barra depende hierarquicamente da barra imediatamente anterior;

v      Barras com a mesma dimensão determinam um mesmo nível hierárquico.

Organigrama Circular ou Semicircular:

v      Cada coroa ou semi-coroa determina um nível hierárquico;

v      A hierarquia estabelece-se a partir do centro.

Listograma

v      É um organigrama equivalente ao organigrama de barras, porém com extrema facilidade de construção. Não possui barras, que são substituídas pela marginalização ou alinhamento dos órgãos em função dos seus níveis hierárquicos

v      Um número de base representa o nível hierárquico mais alto;

v      Esse número é subdividido em classes sucessivamente

REGRAS PARA A ELABORAÇÃO DE ORGANIGRAMAS

v      No plano superior devem ser colocadas as autoridades deliberativas (ex: presidente do conselho de administração).

v      No plano intermédio são colocados os órgãos de gestão.

v      No plano inferior são colocados os órgãos executivos.

v      Órgãos que tenham a mesma responsabilidade devem ser colocados ao mesmo nível.

v      A ligação entre os órgãos é feita por linhas rectas ou curvas. 

v      Devem ser: • Simples • Objectivos • Claros.

Como fazer um Currículo - “Curriculum vitae”

Traduzido literalmente do latim, curriculum vitae significa “a carreira da vida”

O que é?

É um resumo dos seus dados pessoais, da sua formação, experiência profissional e até por vezes, de actividades não profissionais

Para que serve?

     •Para interessar o empregador em querer conhecê-lo;

     •Para conseguir obter uma entrevista com a entidade empregadora.

Como utilizá-lo?

    •Em resposta a um anúncio de emprego, acompanhado de uma carta de apresentação;

     •Numa candidatura espontânea a uma empresa.

Tipos de currículos e  Vantagens de cada tipo:

•Currículo cronológico
       - Descreve a experiência de trabalho começando pela mais antiga acabando na mais recente.

•Vantagens
       - Leitura mais clara;
       - Permite apresentar a sequência da carreira profissional;
       - Põem em relevo as actividades mais recentes.

•Currículo funcional
     - Agrupa a experiência de trabalho por blocos de actividades ou de funções semelhantes.

•Vantagens
      - Poder destacar as actividades mais importantes para o emprego em questão
      - Indicado para candidatos que tenham tido actividades muito diversificadas

Como elaborara o seu currículo?

•Identificação
       - Nome, data de nascimento, estado civil, número de BI, situação militar, morada e telefone.

•Habilitações escolares
        - Nível de escolaridade que possui; data em que o terminou; média que obteve, se for favorável.

•Formação profissional
        - Mencione os diplomas ou certificados profissionais adquiridos, quer em Centros de Formação Profissional, quer em empresas.
         - Refira o conhecimento de línguas faladas e escritas, assim como conhecimentos de informática.
        - Faça referência à sua carteira profissional, se a tiver,assim como  à sua carta de condução.

•Experiência profissional

        - Descreva as suas experiências de trabalho, as funções desempenhadas, o respectivo grau de responsabilidade, as empresas onde trabalhou e o tempo durante o qual desenvolveu essas actividades. Descreva-as de forma rigorosa e resumida.

•Actividades extra-profissionais
       - No caso de nunca ter tido um emprego, poderá mencionar experiências de trabalho que tenha desenvolvido voluntariamente, a tempo completo ou parcial, incluindo actividades de tempos livres.

       - Ponha em evidência toda e qualquer realização concreta e as responsabilidades assumidas nessas actividades.

Como redigi-lo? (regras)

•Apresentação
       - Deve ser dactilografado, sem erros de ortografia ou de gramática, em folha branca, tipo A4;

•Tamanho
       - Não deve ultrapassar 2 a 3 páginas

•Estilo
      - Prefira verbos de acção; Fale na 1ª pessoa e descreva de uma forma clara e concisa, aquilo que é capaz de fazer.
     - Utilize palavras simples e frases curtas.
     - Evite parágrafos com mais de 5 linhas.
     - Transmita uma ideia por parágrafo.

•Números
     - Se utilizar números não escreva por extenso.

•Datas
      - Apresente-as sempre da mesma maneira.

•Siglas
     - Se utilizar siglas, escreva logo em seguida o seu significado.

- No final, não se esqueça de:

      •Facilitar a leitura com uma boa apresentação, com margens e espaços suficientes;

       •Organizar e destacar os diversos pontos.

•Depois de o dactilografar:
        - Releia-o;
        - Tire 3 ou 4 fotocópias e guarde-as para futuras candidaturas.

Um Currículo...

        •... É a sua publicidade Pessoal. 

        •... Bem feito, pode abrir-lhe as portas de um emprego.

          •... É uma imagem de si! Dê-lhe uma apresentação cuidada, tornando atraente a leitura do seu currículo.

Velocidade Tecnológica & Velocidade Social

Dispensando-me de ilustrar a actual relevância das redes sociais e o seu potencial futuro, proponho neste texto trazer um pouco de luz sobre esta disrupcão profunda da nossa contemporaneidade, acrescentando alguma reflexão e experiência pessoal, bem como alguns exemplos à promessa que elas constituem uma maior oportunidade para fazer o bem e acelerar a transformação social de um país.

Antes de entrarmos nesta dimensão, penso que é importante referir que a primeira rede social de que tenho registo nasceu em 1987 no seio de uma associação de indianos que trabalhavam em Silicon Valley (SIPA). Esta associação construiu uma plataforma tecnológica para partilhar, com os seus familiares na Índia, o que aprendiam e enviar algum do dinheiro que ganhavam. A necessidade de partilhar, não só o seu saber como enviar remessas para os seus familiares, levou-os a estruturar uma teia tecno-genealógica que permitisse utilizar a capacidade dos familiares visitante dos seus associados para levar divisas para familiares e amigos destes. Foi a necessidade de estruturar redes e construir relações de confiança que se encontrou utilidade nestas redes da diáspora indiana.

Passados 40 anos não é preciso explicar o que isto fez pela cidade de Bangalore e pelo povo indiano. Em 2002 havia já registo de 42 redes sociais da diáspora, mas só em 2002 é que Zuckerberg traz a actividade social para o mundo da redes sociais ao lançar o Facebook no âmbito universitário.

O Mundo mudou, a globalização tribalizou o entendimento de qualquer realidade nacional e revelou que território, povo e língua não se devem confundir mas sim explorar em simbiose e coerência. Ainda hoje quando falamos em redes sociais pensa-se mais em tecnologia mais do que em organização, pensa-se em social em vez de sociedade.

Este é o mundo dos “&”s, um mundo onde as pessoas terão de habituar-se a aprender e a conversar, em vez de saber e discutir. Um espaço onde a verdade absoluta é um mito e onde a verdade relativa cria um ambiente mais inclusivo do que o actual.

A mudança da comunicação, que deixou de ser centrada num emissor para assumir uma lógica de produtor-consumidor é hoje evidente. Assim aquele que consome, interpreta e depois distribui conteúdo veicula de forma muito mais efectiva e impactante a informação acrescentando-lhe interesse e contexto no seu circulo de relações.

A velocidade a que a tecnologia se desenvolve cria uma tensão social e agrava o fosso entre as perspectivas e o poder que existe, depositado entre as últimas gerações e amplia a percepção do que é mau, mais do que é bom.

Embora seja penoso ver o lado triste das redes, que tantas vezes parecem encontrar na solidão a sua melhor cama, existem inúmeros exemplos de como o fenómeno das redes sociais pode beneficiar a humanidade e acelerar o desenvolvimento humano.

Muitos já se terão apercebido da cultura do bem que norteou a fundação do Kiva.org que não só reorganizou os princípios do microcrédito como depois foi “marketizado” pela Virgin Finance, com enorme sucesso.

Existem outros casos de redes que propõem uma dinâmica de mercado à benfeitoria e que permitem organizar o voluntariado, como Volunteer Match.
Também se criaram redes que permitem desenvolver campanhas de angariação de fundos como a Global Giving, enquanto outras servem para o cidadão comum divulgar e ampliar as suas causas favoritas como é o caso do Causecast. Outros casos ainda como o Socialvibe mostram que também as marcas começam a usar os seus consumidores para escolherem a alocação das suas benfeitorias, e que os seus consumidores estão dispostos a fazer um endorsment à marca em contrapartida de uma benfeitoria.

As redes acomodam a cidadania num espaço virtual, e embora já sejam utilizados nas autarquias e nalguns países como o Canadá para estruturar e sondar as prioridades dos cidadãos de forma a melhor servi-los, existem ainda políticos a quem estas redes geram insegurança. A cidadania não destronará a politica, mas reforçará a qualidade da democracia. Como o jornal e a internet estas duas realidades são simbióticas e convergentes.

Acreditando que este fenómeno de cidadania não destronará a politica, mas conviverá com esta influenciando a mudança de paradigma do poder, percebe-se que esta força fará sempre lembrar a quem dirige, que o faz para servir e nunca para se servir.

A tecnologia está a inverter a pirâmide social e a devolver poder ao cidadão comum, mas isto está a ocorrer a uma velocidade que é superior à nossa velocidade social. Vivemos assumidamente na sociedade da informação, mas não obrigatoriamente na sociedade do conhecimento, por isso resta-nos aprender sobre a colaboração e o poder das redes para que possamos ver mais exemplos da utilização positiva das redes do que de promover a ansiedade em relação às suas externalidades negativas.

Como todas as outras, esta é um rede que pode dar muito mais, se estivermos dispostos a aprender e a evoluir na cidadania e no civismo.

Tiago Forjaz

AULAS INFORMÁTICA DE GESTÃO II (2º Semestre)

TRABALHO DE GRUPO: Aplicar as TIC’s a uma Empresa ou Instituição

1º Caracterização do Negocio

-        Tipo de Organização;

-        Apresentação e Caracterização; 

-   Organograma da empresa (linear / funcional);

2º Identificação das necessidades e fluxos de Informação

-        Caracterização da Informação;

-        Fluxogramas;

-        Níveis de Informação.

3º Prospecção de Mercado e selecção das propostas

-        Prospecção de Mercado c/ ficha de consulta;

-        Caderno de Encargos;

-        Análise de propostas;

-        Métodos de selecção.

4º Implementação

-        Requisição de Compra;

-        Cronograma;

-        Plano de Implementação;

-        Plano de Formação;

-    Contractos de assistência e Manutenção.